Автоматизация рабочих процессов – злободневный вопрос для управляющих организаций. Чем больше времени сэкономят сотрудники и руководство организации, тем больше они успеют сделать на объектах. Рассказываем, как выйти из ситуации. Без рекламы, только проверенные нами советы.
Проблема автоматизации в управляющих организациях О том, почему управляющим организациям нужно попробовать автоматизировать рабочие процессы на онлайн-семинаре 16 мая рассказал Борис Валит.
На практике внедрить новые инструменты и технологии УО мешает ряд обстоятельств: инертность и технологическая отсталость предприятий жилищно-коммунального хозяйства и УО в частности. Компании не принимают тот факт, что сейчас в мире происходит новая технологическая революция. А между тем она идёт, и тот, кто опоздает, будет долго навёрстывать упущенное. Организации не инвестируют в своё развитие и им помогает только «государственный кнут» в виде штрафов. При этом важно осознать, что организации, которые не перейдут на новый технологический уровень, не выдержат конкуренции.
Плохой вариант – проводить автоматизацию наспех Пытаться автоматизировать рабочие процессы наспех – пускать деньги на ветер. Задумайтесь, вам нужно исправлять подход, если в вашей компании неправильно ставятся цели, а программы для автоматизации выбирает системный администратор или случайный работник. В вашей компании не собирается обратная связь от сотрудников, которым придётся с этим работать. При этом предпочтение отдаётся дешёвым продуктам. Новые программы для автоматизации рабочих процессов, внедряются сразу во всех отделах организации. Руководство не разбирается, кому новые технологии нужны уже сейчас, а кто подождёт. Главная черта, по которой вы можете определить, что автоматизация проводится у вас неправильно – у людей, которые за неё отвечают, нет заинтересованности. Необходимо исправлять ситуацию. Автоматизируем рабочие процессы с умом Чтобы автоматизировать рабочие процессы правильно и не нажить себе в коллективе врагов, следуйте приведённым ниже советам. Попробуйте внедрить для начала пилотный проект в 1–2 отделах, а не сразу во всей организации. Доверьте выбор продуктов ответственным и компетентным сотрудникам. Лично проконтролируйте их выбор. Определите целью автоматизации создание системы контроля и повышение скорости обработки информации, обслуживания жителей МКД, реакции внутри компании. Озаботьтесь повышением квалификации вашей управленческой команды: проводите консультации, оплатите доступ к онлайн-курсам, пригласите консультантов. Это необходимо, потому что сотрудникам придётся осваивать новое программное обеспечение. При необходимости произведите замену линейного персонала. Так как новички получают регламентирующие их работу инструменты, это позволяет им с первых дней работать наравне со старыми сотрудниками. В разумных пределах применяйте административное воздействие, периодически разъясняйте сотрудникам, что происходит и зачем это нужно. Вот эти отделы мы рекомендуем вам автоматизировать в первую очередь: абонентский (клиентский) отдел, технический (производственный) отдел, экономический (плановый) отдел, финансовый отдел и бухгалтерия, кадровый отдел, руководство.
С какими программами начинать автоматизацию Описание программ, которое вы прочтёте, это не реклама. Всех их мы сами опробовали и успешно применяем в ежедневной работе, поэтому можем смело рекомендовать. Все они бесплатные и подойдут для первых шагов по автоматизации в УО. Сочтите этот рассказ дружеским советом. Первая программа – Telegram (Телеграм). Она поможет вам организовать общение с сотрудниками. Это бесплатный мессенджер, в котором можно создавать рабочие чаты для переговоров, обмена фотографиями, видео и документами.
Создайте чат на организацию и включите в него всех сотрудников. В этом чате можно размещать объявления, обмениваться информацией с коллегами или обсуждать вопросы компании. В Телеграме есть возможность создать полезные чат-боты для сотрудников или жителей домов, новостной канал, из которого жители будут узнавать новости организации. На иллюстрации выше представлен новостной канал нашей организации.
Вторая программа, которую мы можем вам посоветовать – Trello (Трелло). Рекомендуем использовать её в качестве планировочных досок, для систематизации накопившейся в организации информации. Доска Трелло – это реестр, состоящий из списков с карточками, которые используете вы и ваша команда. Доска в Трелло Откройте карточку, чтобы добавлять комментарии, прикреплять файлы, создавать чек-листы, добавлять метки, сроки исполнения и многое другое. Добавляйте фотографии, ссылки и комментарии Если кто-нибудь перемещает карточку на своем дисплее, она мгновенно переместится и на вашем устройстве. Вы получите уведомления об изменениях где угодно: в приложении, на электронную почту, в браузере на компьютере или в виде всплывающих уведомлений на смартфоне Трелло бесплатна для большинства задач, у неё есть приложения для iPhone, iPad, телефонов на Android и планшетов.
И третья программа, которую мы рекомендуем руководителям организаций – Evernote. Это приложение для создания заметок. Оно поможет вам сохранить идеи и расставить приоритеты в задачах по проектам и привести в порядок список дел. Приложение подходит для iPhone, iPad, телефонов на Android, планшетов, компьютеров. Создавайте папки и распределяйте дела по ним Придерживайтесь правильной стратегии – начните с автоматизации клиентской и диспетчерской служб в организации. Мы можем вам с этим помочь: автоматизируем работу диспетчерской в сервисе «АДС на 100%». Заполните специальную форму – и мы вам перезвоним.
